ما اکنون در جهان دانش زندگی می‌کنیم و دانش را به یکی از مهمترین دارایی‌های زندگی مدرن تبدیل کرده‌ایم. اما مدیریت دانش در عصر حاضر چقدر مهم است؟ بیشتر سازمان‌ها بیان می‌کنند که: «مدیریت دانش بهره‌وری شرکت را 10 تا 40 درصد افزایش می‌دهند.» با توجه به اهمیت دانش برای کارآیی و بهره‌وری، بسیار مهم است که جوامع بشری و به ویژه سازمان‌ها دانش خود را به طور مؤثر مدیریت کنند. بیایید به طور تخصصی وارد دنیای مدیریت دانش شویم و به درک عمیقی از آن برسیم؛ با غزال همراه باشید.
مدیریت دانش چیست؟
مدیریت دانش، مدیریت دانایی یا مدیریت اندوخته‌های علمی (Knowledge Management) یا به اختصار KM، فرآیند آگاهانه تعریف، حفظ و اشتراک دانش و تجربه افراد در یک جامعه یا سازمان است. برخی از کارشناسان از جمله پیتر دراکر می‌گویند که «مدیریت دانش اصطلاح بدی است! زیرا دانش نمی‌تواند مدیریت شود. شما باید شرایطی را برای تولید و استفاده از دانش ایجاد کنید که به معنای یادگیری است.» این مقوله شامل چرخه‌ای از ایجاد، ساختار بندی، به اشتراک گذاری، و ارزیابی دانش است. به طور کلی، اجزای اصلی مدیریت دانش عبارتند از:
- جمع‌آوری دانش
- ذخیره دانش
- به اشتراک گذاشتن دانش
هنگامی که به مدیریت دانش فکر می‌کنید، در نظر گرفتن انواع دانش و به اشتراک گذاشتن آن در یک سازمان تا چه اندازه امکان‌پذیر است؟ درحقیقت، دانش ضمنی (پنهان) و دانش صریح (آشکار) دو نوع اصلی دانش هستند که در این حوزه مورد استفاده قرار می‌گیرند.
- دانش ضمنی (پنهان) در راستای تجربه‌ها، مهارت‌ها و دانایی‌های شخصی در جامعه پدیدار می‌شود. دانش ضمنی به راحتی قابل بیان صریح و به اشتراک گذاری نیست.
- دانش صریح (آشکار) در راستای رسانه‌هایی مانند دانشنامه‌ها، کتاب‌های علمی و درسی و موارد دیگر نگاشته و ذخیره می‌شود. دانش صریح قابل بیان است و به آسانی در اختیار افراد قرار می‌گیرد.
تاریخچه مدیریت دانش
نظریه‌ای واحد و فراگیر دربارۀ منشأ مدیریت دانش وجود ندارد! شاید به این دلیل که عملکردهای مرتبط با مدیریت دانایی ریشه در انواع رشته‌ها و حوزه‌ها دارد. تعدادی از نظریه پردازان برجسته مانند پیتر دراکر، پاول استراسمان و پیتر سنگه در ایالات متحده، در تکامل مدیریت اندوخته‌های علمی نقش داشته‌اند. کار اورت راجرز در دانشگاه استنفورد در زمینه گسترش نوآوری و تحقیقات، توماس آلن در داشنگاه MIT در انتقال اطلاعات و فنآوری که هر دو مربوط به اواخر دهه 1970 هستند، به درک ما از نحوه تولید، استفاده و انتشار دانش در سازمان‌ها کمک کرده‌اند. دهه 1980 شاهد توسعه سیستم‌هایی مبتنی بر دانش بودیم که متکی به فعالیت‌هایی بود که در هوش مصنوعی انجام شده بود. همۀ این کارها در مفاهیمی مانند «کسب دانش»، «مهندسی دانش» و «سیستم‌های دانش بنیان» ارائه شده بودند. در همین دهه بود که عبارت «مدیریت دانش» به طور جدی وارد فرهنگ لغت شد. برای ایجاد یک پایگاه فنآوری برای مدیریت دانایی، کنسرسیومی از شرکت‌های آمریکایی، ابتکار عمل برای نظارت بر دارایی‌های اطلاعات علمی را در سال 1989 در دست گرفتند. تا سال 1990، تعدادی از شرکت‌های مشاوره مدیریت آمریکایی، اروپایی و ژاپنی، برنامه‌های مدیریت اندوخته‌های علمی خود را راه‌اندازی کردند. در اواسط دهه 1990، بخش عمده‌ای از اینترنت به ابتکارات مدیریت دانایی اختصاص یافته بود. شبکه بین‌المللی مدیریت دانش (IKMN)، در اروپا و در سال 1989 راه‌اندازی شد. سپس در 1996، انجمن مدیریت دانش اروپا راه‌اندازی شد تا دنیای عظیم دانش وارد مرحله جدیدی از توسعه شود.
هدف از مدیریت دانش
هدف اصلی مدیریت دانش، بهبود کارآیی سازمان است. غالباً منظور از این مقوله، آموزش و یادگیری سازمانی به منظور حداکثر رساندن دانش جمعی است. هدف این است که یک فرهنگ یادگیری در سازمان ایجاد شود، جایی که اشتراک دانش تشویق شود و کسانی که به دنبال یادگیری بهتر هستند، انجام این کار برایشان آسان‌تر شود. مدیریت موفقیت آمیز علم، موقعیت سازمان را از چند جهت بهبود می‌بخشد. درحقیقت، مدیریت دانش این امکان را برای آگاهی از وضعیت حال، گشودن راه‌های جدید برای یادگیری مؤثر، درس‌های آموخته شده و بهبود کلی سازمانی فراهم می‌کند.
مدیریت دانش در هر سیستمی به افراد سازمان کمک می‌کند تا دانش و اطلاعات تجاری خود را به اشتراک گذاشته، به آنها دسترسی پیدا کرده و اطلاعات را به روز کنند.
اهمیت مدیریت دانش
چه مزایایی از طریق مدیریت دانش برای فرد، تیم، کل سازمان، جامعه، ملت یا حتی همۀ سیاره زمین به دست آید؟ مدیریت اندوخته‌های علمی گستردگی زیادی دارد. شاید شما در حال بررسی توانایی‌های خود در حوزه دانش شخصی باشید تا به یک بازیگر مؤثر در اقتصاد جهانی یا رهبر یک سازمان دانش محور تبدیل شوید. شاید شما مایل باشید که استراتژی‌های مربوط به حوزه دانش را برای دولت، عملیات نظامی، ریشه کنی فقر جهانی، نظارت بین‌المللی بلایا و حتی برای تغییر آب و هوای جهانی تدوین و به کار بگیرید. لیست کارهایی که می‌توان با مدیریت دانش انجام داد بی‌پایان است. امروزه مدیریت دانایی در سراسر جهان، در تمام بخش‌های صنعت، سازمان‌های دولتی و خصوصی و مؤسسات بشردوستانه و خیریه بین المللی استفاده می‌شود. از همه مهمتر، مدیریت اندوخته‌های علمی به عنوان «عامل اصلی ایده‌های جدید» در فرآیند نوآوری، تولید، محصولات، خدمات و راه‌حل‌های ساختارشکنانه شناخته می‌شود. هنگامی که بتوانیم ارزش و اهمیت به دست آمده از این مهم را درک کنیم، انگیزه ما برای بررسی بیشتر مدیریت دانایی بیشتر می‌شود. به طورکلی، اهمیت استفاده از مدیریت دانش نباید فقط داشتن دانش بیشتر باشد بلکه توانایی ایجاد، انتقال و استفاده از دانش با هدف دستیابی بهتر به اهداف است.
فواید مدیریت دانش
مدیریت دانش دارایی است که می‌تواند برای ایجاد ارزش برای مشتریان، پاسخگویی به تغییر در محیط، دستیابی به تعالی شرکت‌ها و ایجاد توانایی در افراد استفاده شود. بدون دانش نمی‌توان از منابع سازمانی به درستی استفاده کرد! مدیریت مؤثر دانش مزایای زیر را به همراه دارد:
- خلاقیت و نوآوری را ارتقاء می‌بخشد.
- به تصمیم‌گیری، پیش‌بینی، طراحی، برنامه‌ریزی، تشخیص، تجزیه و تحلیل، ارزیابی و قضاوت بصری کمک می‌کند.
- نیرویی پویا است که موجب پیشرفت جامعه می‌شود زیرا جهان در حال تجربه یک انقلاب اطلاعاتی – دانشی است.
- با قابلیت مقیاس پذیری اقتصادی، هزینه تولید را کاهش می‌دهد.
- فقدان سرمایه فکری برای نهادها را کاهش می‌دهد.
- بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
- موانع ارتباطی درون سازمانی را از بین می‌برد.
- زمینه رقابت را برای افراد، سازمان‌ها و کشورها فراهم می‌کند.
مشکلات مدیریت دانش
مشکلات سازمانی مربوط به مدیریت دانایی به شرح زیر هستند:
- عدم درک کافی اهمیت مدیریت دانش و اجرای آن که چطور دانش فنی، علمی و تخصصی موجود در ذهن افراد (مثلاً پرسنل سازمانی) را جذب و ذخیره کند.
- بسیاری از شرکت‌ها با عدم فرهنگ سازمانی دانش محور در بخش‌های مختلف خود مانند منابع انسانی دست و پنجه نرم می‌کنند. آنها همچنین سیستم‌های بایگانی و مدیریت پایگاه داده نامناسبی دارند.
- انتشار ناکافی دانش بین مرکز دانش و سایر ذینفعان اصلی از جمله بخش‌های تدارکات، تولید، بازاریابی، مشتریان و موارد دیگر وجود دارد.
- بنگاه‌های اقتصادی هنگامی که قادر به تشخیص این موضوع نباشند که کدام بخش از مدیریت دانش می‌تواند برایشان مؤثر باشد، آنها هیچ برنامه‌ای را برای چگونگی کار، توسعه و استفاده از دانش برای دستیابی به اهداف ندارند.
فرآیند مدیریت دانش
در سازماندهی مدیریت دانش برای یک سازمان، فرآیندی وجود دارد که شامل چهار مرحله به شرح زیر است:
1- کشف: چگونه دانش درون سازمان کشف خواهد شد؟ در هر سازمانی، منابع مختلفی از دانش وجود دارند که باید شناسایی شوند. الزامات دانش ممکن است از یک سازمان به سازمان دیگر متفاوت باشد. این تفاوت به عواملی مانند دامنه تجارت، بازار هدف، اهداف آینده و موارد دیگر بستگی دارند. مرحله کشف به درک جامعی از جریان دانشِ سازمانی کمک می‌کند.
2- ذخیره: دانش جدید و موجود چگونه ذخیره خواهد شد؟ هر سازمانی دارای دانش گسترده‌ای است که باید به صورت آگاهانه ذخیره و سازماندهی شود. با ایجاد سیستمی که منجر به طبقه بندی اطلاعات می‌شود، دانش به راحتی قابل دسترسی است و قابلیت استفاده و به اشتراک گذاری آن افزایش می‌یابد. این مرحله می‌تواند شامل پویش اسناد، استفاده از فراداده و فهرست‌سازی باشد.
3- ارزیابی: چگونه می‌توان به بهترین وجه دانش را ارزیابی کرد؟ این مرحله شامل تجزیه و تحلیل عمیق دانش جمع‌آوری شده در دو مرحله قبلی است. سازمان باید دانش را سازماندهی و ارزیابی کند تا ببیند به بهترین نحو می‌توان آن را در ساختار سازمان قرار داد یا خیر! این مرحله زمانی است که یک سازمان باید با تغییر فرهنگی به سمت تسهیم دانش و ایجاد نیروهای کاری به عنوان افرادی مبتکر را ترویج کند.
4- اشتراک: چگونه افراد درون سازمان به بهترین وجه می‌توانند به دانش دسترسی پیدا کنند؟ هدف از مدیریت دانش امکان دسترسی آسان به آن در داخل سازمان است. ساخت سیستمی که کارساز باشد، اولین قدم مهم خواهد بود! اما افراد باید نحوه استفاده از آن سیستم را بفهمند. اجرای برنامه‌های آموزشی می‌تواند به یادگیری سیستم‌های مدیریت دانایی کمک کند. پس از استفاده از سیستم، شرکت از افزایش کارآیی، تصمیم گیری بهتر و کارکنان مبتکرتر بهره‌مند می‌شود.
سیستم‌های مدیریت دانش
سیستم مدیریت دانایی ابزاری در حوزه فنآوری اطلاعاتی است که امکان ذخیره و بازیابی اطلاعات را فراهم می‌کند. همچنین، امکان همکاری بهتر و حل کارآمدتر مشکلات را تشویق می‌کند. بسته به نیازهای سازمان، سیستم‌های مدیریت دانش ویژگی‌هایی مختلفی دارند که اغلب شامل نمونه‌های زیر هستند:
پایگاه داده بازخورد: همۀ افراد درگیر در یک محصول، از طراحان گرفته تا فروشندگان تا مشتریان، توانایی به اشتراک گذاشتن بازخورد خود را با سازمان دارند. همه ذینفعان قادر به دسترسی به بازخورد هستند، بنابراین می‌توانند به سرعت تغییرات اساسی را اعمال کنند.
اسناد تحقیقاتی: در توسعه پروژه‌ها و ایده‌ها، یک شرکت، تحقیقات مربوط به بازار و مصرف کننده را انجام می‌دهد تا بفهمد چه چیزهایی لازم است، چه مکان‌هایی در بازار پُر نشده‌اند و چه روندهایی را می‌توان پیش‌بینی کرد. سپس اسناد در داخل سازمان به اشتراک گذاشته می‌شوند تا به همۀ بخش‌ها اجازه داده شود تا از تحقیقات انجام شده بهره‌مند شوند.
اسناد به اشتراک گذاشته شده: این سیستم امکان همکاری و کار گروهی بیشتر، به ویژه در فواصل مختلف را فراهم می‌کند.
چارچوب مدیریت دانش
مردم: مدیریت دانایی باید در اولویت سازمان باشد و اخلاق به اشتراک‌گذاری دانش باید در DNA شرکت اعمال شده و به آن انگیزه داده شود.
فرآیند: برای همۀ مراحل مدیریتی باید یک سیستم مشخصی وجود داشته باشد، در عین حال فضایی نیز جهت نوآوری ارائه شود.
فنآوری: فنآوری از مدیریت دانایی پشتیبانی می‌کند، اجازه می‌دهد تا دانش در سیستم‌های مدیریتی جستجو و پیدا شود و دسترسی به آن راحت باشد. فنآوری همچنین به مردم امکان برقراری ارتباط بهتر را می‌دهد.
حاکمیت: حاکمیت سازمان باید اشتراک دانش را در اولویت قرار داده و به آن پاداش دهد. بدون این مرحله، ایجاد سیستم‌های مدیریتی دشوار خواهد بود!
سازمان‌هایی که از مدیریت دانش به طور کامل استفاده می‌کنند، قادر هستند در برابر تغییر شرایط بازار به سرعت واکنش نشان دهند. در نتیجه، خدمات بهتری به مشتریان ارائه می‌دهند و نوآوری و کارآیی خود را افزایش می‌دهند.
7 سطح مدیریت دانش
سازمان‌ها معمولاً از هفت اهرم دانش برای بهره‌برداری از دانش استفاده می‌کنند. از این میان، اصلی‌ترین آنها دانش مردم، محصولات و فرآیندها است. با این حال، هفت اهرم به شرح زیر است:
1. دانش مشتری برای دانستن نیازهای ضمنی و خدمت بهتر به آنها
2. دانش مردم برای درک انتظارات آنها
3. دانش محصولات و خدمات برای تقویت استراتژی بازاریابی
4. دانش فرآیندهای ایجاد محصولات برای بار اول
5. پایگاه دادهِ حافظه سازمانی، خواندن مطالب در حالت اشتراک گذاری
6. دانش روابط برای برخورد با تأمین‌کنندگان، کارمندان و سهامداران
7. دارایی‌های دانش (به سرمایه فکری نیروی کار اشاره دارد)
انواع مدیریت دانش
درک اشکال مختلف مدیریت دانش می‌تواند گام اساسی برای شناخت این حوزه مدیریتی مهم باشد. به عنوان مثال، باید کاملاً واضح باشد که دانش جذب شده در یک سند باید به روشی کاملاً متفاوت از آنچه که توسط یک صنعتگر خبره در طول سال جمع‌آوری شده است، مدیریت شود (یعنی ذخیره، بازیابی، اشتراک، تغییر و سایر موارد). در طول قرن‌ها تلاش‌های زیادی برای طبقه بندی دانش انجام شده است و زمینه‌های متفاوت دانش بر ابعاد مختلفی متمرکز شده‌اند. این امر منجر به طبقه بندی‌ها و تمایزهای متعدد مبتنی بر فلسفه و حتی دین شده است. در تجارت و مدیریت دانش، دو نوع دانش یعنی دانش صریح و ضمنی تعریف می‌شود. اولی به دانش مدون مانند آنچه در اسناد یافت می‌شود اشاره دارد، در حالی که دومی به دانش شخصی و مبتنی بر تجربه دلالت دارد. مدیریت دانش و تئوری یادگیری سازمانی تقریباً همیشه در تعامل و رابطه بین این دو نوع دانش ریشه می‌گیرند. این مفهوم توسط نوناکا در دهه 90 میلادی معرفی و توسعه یافته است که همچنان یک سنگ بنای تئوریک برای این رشته است. متخصصان خاطرنشان كردند كه دانش ضمنی و صریح باید به عنوان یک طیف تلقی شود، نه به عنوان نقاط قطعی! بنابراین در عمل، همۀ دانش‌ها آمیزه‌ای از عناصر ضمنی و صریح هستند. با این حال، برای درک دانش، تعریف این تقابل‌های نظری مهم است. برخی از محققان در مورد دانش نهفته صحبت می‌کنند. به این ترتیب، آنها بین دانش نهفته در افراد و آنچه در فرآیندها، فرهنگ سازمانی نهفته است، تفاوت قائل می‌شود.. مهمترین تمایز در مدیریت دانش بین دانش صریح و ضمنی است. با این حال، از نظر ما بُعد نهفته دانش یک نوع ارزش افزوده است زیرا نیازهای مدیریتی برای این نوع دانش کاملاً متفاوت هستند. به همین دلیل، در اینجا ما از هر سه دسته بندی دانش استفاده خواهیم کرد. در زیر ما یک نمای کلی از سه دسته و همچنین یک بحث کوتاه در مورد نحوه استفاده و عدم استفاده از سیستم‌های مدیریت دانش برای مدیریت آنها ارائه می‌دهم:
دانش صریح (Explicit Knowledge)
این نوع دانش رسمیت یافته و مدون است و گاهی اوقات به عنوان «دانش چرایی» شناخته می‌شود. بنابراین شناسایی، ذخیره و بازیابی آن نسبتاً آسان است. این دانشی است که به راحتی توسط نرم افزار مدیریت دانش اداره می‌شود که در تسهیل ذخیره سازی، بازیابی و اصلاح اسناد و متن‌ها بسیار مؤثر است. از دیدگاه مدیریتی، بزرگ‌ترین چالش دانش صریح، مشابه اطلاعات است.. بسیاری از نظریه پردازان دانش صریح را کم اهمیت‌تر می‌دانند. ماهیت آن ساده‌تر است و نمی‌تواند حاوی دانش غنی مبتنی بر تجربه باشد تا بتواند یک مزیت رقابتی پایداری ایجاد کند. اگرچه دانش صریح تاحدودی به شکل محدود تغییر می‌کند اما ابتکارات مدیریت دانش که توسط فنآوری هدایت می‌شوند، اغلب نقص تمرکز بر روی این نوع دانش را دارند. همانطور که قبلاً بحث شد، در زمینه‌هایی مانند IT اغلب تعریف پیچیده‌تری وجود ندارد. بنابراین این امر باعث ایجاد بسیاری از محصولات با برچسب سیستم‌های مدیریت دانش شده است که در حقیقت چیزی بیش از اطلاعات و نرم افزار مدیریت دانش صریح نیست.
دانش ضمنی (Tacit Knowledge)
این نوع دانش در ابتدا توسط پولانی در سال 1966 تعریف شد. گاهی اوقات به عنوان دانش فنی و دانش شهودی تعریف می‌شود که عمدتاً مبتنی بر تجربه است. دانش ضمنی همچنین به عنوان ارزشمندترین منبع دانش و احتمالاً منجر به پیشرفت در سازمان قلمداد می‌شود عدم تمرکز بر دانش ضمنی مستقیماً با کاهش توانایی نوآوری و رقابت پایدار مرتبط است. نرم افزار مدیریت دانش در اداره این نوع دانش بسیار سخت عمل می‌کند. یک سیستم IT به رمزگذاری متکی است، امری که برای دارنده دانش ضمنی دشوار و غیر ممکن است. باید کاملاً واضح باشد که انتقال درک شهودی ما که از سال‌ها تجربه و تمرین حاصل شده، تقریباً غیرممکن است. در واقع همۀ پزشکان به این نوع دانش اعتماد دارند. به عنوان مثال یک متخصص IT بر اساس تجربه و شهود خود مشکلی را برطرف می‌کند. برای وی بسیار دشوار است که بتواند دانش خود را به سندی تبدیل کند که بتواند دانش وی را به یک مبتدی منتقل کند. این یکی از دلایلی است که تجربه در یک زمینه خاص در بازار کار بسیار مورد توجه قرار می‌گیرد. میزان دقیق اینکه سیستم‌های IT می‌توانند در انتقال و تقویت دانش ضمنی کمک کنند، بحثی کاملاً پیچیده است. در حال حاضر، فقط کافی است که بگوییم ابتکارات موفق مدیریت دانش باید تأکید بسیار زیادی بر بُعد ضمنی، تمرکز بر روی افراد و فرآیندهای درگیر و استفاده از IT در نقش پشتیبانی داشته باشند. دانش ضمنی در ذهن ذینفعان انسانی یافت می‌شود. این شامل باورهای فرهنگی، ارزش‌ها، نگرش‌ها، مدل‌های ذهنی و همچنین مهارت‌ها، توانایی‌ها و تخصص است.
دانش نهفته (Embedded Knowledge)
دانش نهفته به دانشی گفته می‌شود که در فرآیندها، محصولات، فرهنگ، روال، مصنوعات یا ساختارها قفل شده باشد. دانش یا به صورت رسمی نهفته می‌شود مانند ابتکار عمل مدیریت برای رسمیت بخشیدن به یک روال مفید خاص یا به طور غیررسمی با استفاده از سازمان و استفاده از دو نوع دانش دیگر! چالش‌های موجود در مدیریت دانش نهفته به میزان قابل توجهی با دانش ضمنی نهفته متفاوت خواهد بود. درک فرهنگ و روال هم دشوار است و تغییر در آن نیز سخت می‌باشد. از طرف دیگر، اجرای روال‌های رسمی ممکن است راحت‌تر باشد و مدیریت نیز می‌تواند به طور فعال تلاش کند تا ثمره درس‌های آموخته شده را مستقیماً در رویه‌ها، روال کارها و محصولات جاسازی کند. نقش IT در این زمینه تاحدودی محدود است اما کاربردهای مفیدی دارد. به طور کلی، می‌توان از IT برای کمک به نقشه برداری از مناطق دانش سازمانی استفاده کرد، به عنوان ابزاری در مهندسی معکوس محصولات یا به عنوان مکانیزم پشتیبانی از فرآیندها و فرهنگ‌ها! با این حال، همچنین ادعا شده است که فنآوری اطلاعات می‌تواند بر فرهنگ و فرآیندها تأثیرات مخربی بگذارد، به ویژه اگر به طور نامناسبی اجرا شود. به دلیل مشکل در مدیریت مؤثر دانش نهفته، شرکت‌هایی که توانستند موفق شوند از یک مزیت رقابتی قابل توجهی برخوردار هستند. دانش نهفته در این مواردی مانند قوانین، فرآیندها، کتابچه‌های راهنما، فرهنگ سازمانی، اصول رفتاری، اخلاقیات، محصولات و موارد دیگر کاربرد دارد.
عوامل شکست مدیریت دانش
منصفانه است که بگوییم تاریخ مدیریت دانش بسیار متغیر بوده است. در طول سال‌ها، ابتکارات مدیریت دانش با شکست‌های بی شماری همراه بوده و باعث شده بسیاری از شرکت‌ها و مدیران در فکر برطرف کردن این مشکل باشند. برای درک چگونگی بروز عوامل شکست در مدیریت دانش و چگونگی پیشگیری از آنها، ابتدا باید ابهامی که کل این حوزه را احاطه کرده است، درک کنیم. در اینجا دو عامل مهم وجود دارند که نخست دربارۀ آن بحث می‌کنیم:
- مدیریت دانش چیست؟ متأسفانه، هیچ پاسخ صحیحی برای این سؤال و همچنین در مورد مدیریت دانش در واقع هیچ اتفاق نظری وجود ندارد. بخشی از مشکل این است که اتفاق نظر کمی در مورد دانش وجود دارد و این باعث می‌شود که مدیریت دانش مفهومی کاملاً مبهم داشته باشد. به عنوان مثال، برخی از دیدگاه‌ها که دانش را تقریباً مترادف با اطلاعات می‌دانند، ابتکار عمل مدیریت دانش را امری بسیار کم عمق می‌شناسند.
- شکست چیست؟ شکست و موفقیت ارتباط ناگسستنی با انتظارات دارند. مدیریت دانش در اواخر قرن گذشته انتظارات بسیار ایجاد کرده بود. بنابراین هر زمان که فرد شکست را ارزیابی کند، همیشه مهم است که بپرسیم انتظارات از کجا آمده‌اند؟ دلیلی که ما در بالا ذکر کردیم این است که هر وقت کسی از شکست یا موفقیت مدیریت دانش می‌گوید، درک اینکه دقیقاً چه انتظاری از مدیریت دانش دارد، بسیار مهم است.
علت و نتیجه
بر اساس آثار بسیاری از محققان و نویسندگان، ما به دو عامل شکست در مدیریت دانش یعنی علت و نتیجه رسیدیم. عوامل علیت به مشکلات اساسی در سازمان اشاره دارند که منجر به شرایطی می‌شوند که برای مدیریت دانش مناسب نیستند. آنها همیشه به راحتی قابل مشاهده نیستند و منجر به بروز علائم می‌شوند که ما آنها را نتایج می‌نامیم. برای هر یک از این نکات، شواهد تجربی قابل توجهی وجود دارند و همچنین بررسی‌های نظری که آنها را به شکست مدیریت دانش مرتبط می‌کند. لطفاً توجه داشته باشید که این عوامل به ترتیب اهمیت ذکر نشده‌اند و همچنین هیچ یک از عوامل علیت با نتیجه خاص مشخصی ندارند. عوامل مربوط به علیت شامل موارد زیر هستند:
- عدم وجود شاخص‌های عملکرد و مزایای قابل اندازه گیری
- پشتیبانی مدیریت ناکافی
- برنامه ریزی، طراحی، هماهنگی و ارزیابی نادرست
- مهارت ناکافی مدیران دانش و کارگران
- مشکلات فرهنگ سازمانی
- ساختار سازمانی نامناسب
عوامل مرتبط در نتیجه عبارتند از:
- عدم کمک گسترده
- عدم ارتباط، کیفیت و قابلیت استفاده
- تأکید بیش از حد در یادگیری رسمی، سیستم سازی و نیازهای تعیین کننده
- اجرای نادرست فناوری
- بودجه نادرست و هزینه‌های بیش از حد
- عدم مسئولیت و مالکیت
- از دست دادن دانش ناشی از گسست کارکنان و بازنشستگی
فرآیند مدیریت دانش
این بخش به فرآیندهای واقعی مدیریت دانش می‌پردازد. تاکنون مقدمه‌ای در زمینه مدیریت دانش و همچنین چندین چارچوب ارائه شده است اما اکنون وقت آن است که در مورد روندها و ابتکارات مختلف صحبت کنیم. این بخش و همچنین بخش بعدی در مورد استراتژی مدیریت دانش، با توجه به طرح الگوی یکپارچه آن، ساختار می‌یابد. تحت ابتکاری که به عنوان عمل نامیده می‌شود، مدل یکپارچه مجموعه‌ای از فرایندهای مدیریت دانش را ترسیم می‌کند. از آنها به عنوان عناوین زیرمجموعه‌های ارائه شده در اینجا استفاده می‌شود. این‌ها عبارتند از:
- دانش و کشف دانش
- سازمان و سنجش دانش
- اشتراک دانش
- استفاده مجدد از دانش
- ایجاد دانش
- کسب دانش
این‌ها ستون فقرات فرایندهای مدیریت دانش را تشکیل می‌دهند زیرا تمام جنبه‌های مربوط به مدیریت واقعی دانش را ترسیم می‌کنند. در پایان بخش استراتژی مدیریت دانش، یک زیر بخش با عنوان بهترین شیوه‌های مدیریت دانش، تمام جنبه‌های بحث شده تاکنون را خلاصه می‌کند.
فرآیندهای مدیریت دانش
در حالی که بخش فرآیندهای مدیریت دانش با روش‌های کلی مدیریت دانش سروکار دارد، این بخش به استراتژی مدیریت دانش بلند مدت می‌پردازد. سرمایه گذاری‌های استراتژیک بیانگر گزینه‌های سازمان هستند تا فرایندهایی که قبلاً عنوان شدند (به عنوان مثال اشتراک دانش) امکان پذیر و تقویت شوند و به شما کمک کنند تا مشخص نمایید که کدام دانش مرتبط است (یعنی مطابق با اهداف استراتژیک سازمان) و کدام یک مناسب نمی‌باشد. این براساس بخش استراتژیک مدل مدیریت دانش یکپارچه است که شامل موارد زیر می‌باشد:
- ابتکارات استراتژیک مدیریت دانش
- پشتیبانی از ساختارهای موجود، شایستگی‌ها، مکانیسم‌های نگهداری دانش، فرهنگ، شبکه خارجی و سیستم‌های مدیریت دانش.
- اعمال تغییرات در ساختارها، شایستگی‌ها، مکانیسم‌های نگهداری دانش، فرهنگ، شبکه خارجی و سیستم‌های مدیریت دانش.
- دانش منسوخ را حذف کنید.
همانطور که بسیاری از شما ممکن است متوجه شوید، بسیاری از ابتکارات استراتژیک با جنبه‌هایی سروکار دارند که در شاخه‌های مختلف مدیریت گسترش می‌یابند. ما تلاش خواهیم کرد تا به دامنه این بخش فرعی پایبند باشیم و در بیشتر موارد، بحث خود را فقط به جنبه‌های مربوط به استراتژی مدیریت دانش محدود کنیم. علاوه بر این، در تمام مراحل بحث زیر در مورد استراتژی مدیریت دانش، ما همچنین به انواع دانش‌های مختلف و هر زمان که لازم باشد به سیستم‌های IT اشاره خواهیم کرد. با این حال، زیر مجموعه ای که با سیستم‌های مدیریت دانش سروکار دارد، اولین بخشی خواهد بود که بطور خاص بر روی فناوری اطلاعات تمرکز می‌کند. این بخش در مورد موضوعات اجرایی عمومی بحث خواهد کرد، و منجر به بخش بعدی می‌شود که برخی از سیستم‌ها و ابزارهای خاص را بررسی می‌کند. این به عنوان راهی برای ارائه یک نمای کلی از مدیریت دانش خدمت می‌کند و می‌تواند به تنهایی توسط خوانندگانی که علاقه مند به شرح مفصلی نیستند، خوانده شود. کلام آخر مدیریت دانش فرآیند تولید، انباشت، به اشتراک گذاری و استفاده از دانش برای بهبود عملکرد سازمان است. به عبارت دیگر، مدیریت دانایی فرآیند ایجاد یک فضای یادگیری تعاملی است که در آن افراد آنچه را که می‌دانند منتقل و به اشتراک می‌گذارند. به عبارتی، مدیریت دانش به عنوان یک رشته، می‌تواند به مردم و سازمان‌ها در دستیابی بهتر اهداف یاری‌رسان باشد.