سازمان‌هایی که در جستجوی روش‌هایی ساده، برای دستیابی به اطلاعات کلیدی از میان حجم انبوهی از اطلاعات هستند از جمله استفاده‌کنندگان داشبوردهای مدیریتی می‌باشند. 

در واقع این سازمان‌ها با تحلیل اطلاعات، عملکرد سازمانی را ارزیابی نموده و در عمل تصمیمات مناسب و به موقع را اتخاذ می‌نمایند و در پی آن شاهد افزایش بهره‌وری هستند. 

تاریخچه

اولین نسخه‌های داشبورد برای اولین بار در سال ۱۹۸۰ در قالب سیستم‌های اطلاعات اجرایی (EIS) توسعه یافت اما به دلیل وجود مشکلات اولیه در به‌روزرسانی و کنترل داده‌ها، متوجه شدند این روش عملی نیست. 

به واقع اطلاعات اغلب ناقص و غیرقابل‌اعتماد بوده و در منابع متفاوت و متعددی گسترش داشتند. با این وجود EISS ها تا سال ۱۹۹۰ به همین شکل استفاده می‌شدند. 

همگام با پیشروی عصر اطلاعات، انبار داده (DWH) و پردازش تحلیلی آنلاین (OLAP) به کمک داشبوردها آمدند تا عملکرد مناسب‌تری داشته باشند. 

با وجود در دسترس بودن امکانات تکنولوژی، داشبوردها تا یک دهه بعد با ظهور شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معرفی کارت امتیاز متوازن توسط "رابرت کاپلان" و "دیوید نورتون" محبوبیت عام پیدا کردند. 

امروزه استفاده از داشبوردها بخش مهمی از مبحث مدیریت عملکرد کسب‌و‌کار به شمار می‌رود. 

داشبورد و انواع آن

داشبوردها از ابزارهای کسب‌و‌کار بوده و شامل مجموعه‌ای از شاخص‌های عملکردی (PI)، شاخص‌های کلیدی عملکردی (KPI) و سایر اطلاعات مرتبط با کسب‌و‌کار هستند. 

شاخص‌های کلیدی عملکرد، اساساً نشان‌دهنده میزان موفقیت کسب‌و‌کار در دستیابی به اهداف استراتژیک سازمان هستند و از این جهت در معرض توجه و بررسی قرار دارند. 

باید این نکته را در نظر داشت که هدف یک داشبورد، بررسی و استفاده از کلیه اطلاعات موجود نیست بلکه حصول بینشی جامع از کسب‌و‌کار و اتفاقات درون آن می‌باشد، به نحوی که تصمیم‌گیری‌های بهینه مدیریتی و پیش‌بینی روال‌های آتی ممکن گردد.

داشبوردها به طور کلی به سه دسته تقسیم می‌شوند: 

-استراتژیک (Strategic Dashboard): داشبوردهای استراتژیک، غالباً به منظور مقایسه وضعیت سازمان با اهداف استراتژیک مورد استفاده قرار می‌گیرند. 

این داشبوردها، امکان بازبینی کلی و سریع از وضعیت کنونی سازمان را فراهم کرده و به مدیران برای تصمیم‌گیری‌های اجرایی، مانند تنظیم اهداف کوتاه مدت، میان‌مدت و بلندمدت کمک شایانی می‌کنند.

این داشبوردها با استفاده از اطلاعات دوره‌ای تهیه می‌شوند.

-تحلیلی (Analytic Dashboard): داشبوردهای تحلیلی، همان طور که از نامشان مشخص است، با آنالیز اطلاعات، مدیر را در اتخاذ تصمیم یاری می‌نمایند. 

این داشبوردها، شامل بازبینی و مقایسه اطلاعات سنواتی و ارزیابی عملکرد سازمان می‌باشند. 

با در اختیار داشتن یک داشبورد تحلیلی، مدیر به آسانی، درکی صحیح از وضع موجود و دلایل آن را در اختیار خواهد داشت. 

به عنوان مثال، با استفاده از یک داشبورد تحلیلی می‌توان مشخص کرد که چرا اهداف واحد فروش محقق نگردیده، چه مسائلی دستیابی به این هدف را ناممکن نموده است.

-داشبوردهای عملیاتی (Operational Dashboard): داشبوردهای عملیاتی، به پایش کارکردهای حیاتی سازمان، پرداخته و این امکان را برای مدیران فراهم می‌کنند تا از وضعیت چنین کارکردهایی در هر لحظه مطلع باشند. 

این داشبوردها برای نظارت بر فعالیت‌ها و رویدادهایی هستند که همواره در حال تغییر بوده و ممکن است نیاز به توجه لحظه‌ای داشته باشند. 

این داشبوردها از اطلاعات آماری استفاده نمی‌کنند و تحلیل و آنالیزی را بر عهده ندارند. یک داشبورد عملیاتی خوب، در لحظه، سریع و قابل‌اجرا است. 

چنین داشبوردهایی بیشتر توسط مدیران میانی بخش‌های مختلف سازمان استفاده می‌شوند تا در سطوح اجرایی.

در تعریف کلی، داشبورد یک صفحه نمایش اطلاعات است که در یک دسترسی سریع به شما در مورد آنچه در سازمان اتفاق می افتد، آگاهی کامل می دهد.

داشبورد هنگامی که درست طراحی شده باشد می تواند ابزاری قدرتمند و منحصر به فرد برای نظارت بر عملکرد سازمان در یک نگاه باشد. اطلاعات مربوط به زمان گذشته و حال را گردآوری می کند، امکان پیش بینی آینده را فراهم می سازد و اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیار آنها قرار می دهد، دسترسی به اطلاعات کسب و کار را آسان می کند و اغلب بهترین راه برای به دست آوردن بینش به عملیات و عملکرد سازمان است. با استفاده از داشبورد، مدیران و مدیران ارشد سازمان ها می توانند به سادگی در یک محیط پویا و ساده، بر شاخص های عملکردی سازمان، بخش یا واحد خود نظارت کامل و به روز داشته باشند.

آیا داشبورد همان گزارش ساز است؟

اغلب برداشتی که از داشبورد می شود این است که همان نرم افزار گزارش ساز است، در صورتی که این دو ماهیت متفاوتی داشته و اصلاً قابل مقایسه با یکدیگر نیستند. زیرا هر کدام کاربردهای مختلفی دارند، داشبورد روشی است برای ارائه تصویری از اطلاعات که یک دید کلی به مخاطب داده و می توان بر مبنای آن تصمیم گیری کرد، اما گزارش سازها نرم افزارهایی هستند برای تهیه و طراحی گزارش در سطوح مختلف. گزارش ساز یک نرم افزار و یک ابزار است ولی داشبورد یک روش ارائه اطلاعات است، پس این دو قابل مقایسه با هم نمی باشند.

تفاوت داشبورد با گزارش های سنتی:

جهت بررسی تفاوت های داشبورد با گزارش های سنتی که غالباً با ابزارهایی مثل گزارش ساز تهیه می شوند ویژگی های هر یک از آنها را مورد بررسی قرار می دهیم و به مقایسه آنها می پردازیم. داشبورد و گزارش های سنتی برای تعامل داده ها و اطلاعات مورد استفاده قرار می گیرند. اما تفاوت های زیادی بین آنها وجود دارد.

داشبورد مدیریتی ارائه تصویری از اطلاعات مهم مورد نیاز است برای رسیدن به یک یا چند هدف که بر روی صفحه نمایش کامپیوتر نشان داده می شود و در یک نگاه بر تمامی امور نظارت کرد.

گزارش های سنتی که غالباً با ابزارهایی مثل گزارش ساز ساخته می شوند. ارائه دهنده گزارش هایی هستند با اطلاعات و جزئیات بیشتر، که برای بررسی نکات عمیق و رسیدن به جزئیات کار مورد استفاده قرار می گیرند.